就業規則の力を借りて会社を守る！事業を守る！社員が働きやすい環境を作る！
SRP
お気軽にご相談ください
個人情報保護

個人情報漏洩防止のために行うハード面の整備も大切だが、最も重要かつ効果的なのは規程の整備と継続的な従業員教育。
【個人情報取扱事業者とは】
近年、企業からの顧客情報の流出や個人情報の売買事件などが多数発生しており、プライバシー問題への関心も高まっています。
こうした状況を踏まえ、平成15年５月に「個人情報の保護に関する法律」が成立しました。この法律における民間の個人情報取扱事業者の法適用については、平成１７年４月１日の同法の全面施行に伴い行われました。

「個人情報取扱事業者」とは、５，０００件以上の個人情報で構成される情報データベースを事業の用に供しているものを指します。「個人情報データベース」とは、個人データの集合物であって、検索可能な状態になっているものを指します。
また、「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（画像や音声などのように他の情報と容易に照合することができ、それによって当該個人を識別できるものを含む）とされています。
さらに「保有個人データ」とは、個人データのうち開示等の権限を有し、６ヶ月以上にわたって保有する個人データのことです。

５，０００件という数字は、同一の事業者が複数の事業を行なっている場合、全ての顧客名簿を合算しなくてはなりません。しかも顧客データばかりでなく、自社の社員の名簿（扶養家族なども含む）や個人評価なども個人情報に含まれるものと解されるため、これらの数字も合算する必要があります。
【個人情報取扱事業者が遵守すべき規定の概略】
この法律の施行により、企業は様々な義務と責任を負うことになり、違反すると行政処分が下され、場合によっては罰則が科せられます。
その罰則等の内容は、個人情報取扱事業者に対する違反の是正勧告に応じず、さらに主務大臣の命令に違反した場合は、６ヶ月以下の懲役または３０万円以下の罰金、主務大臣への報告義務違反につては、３０万円以下の罰金に処される、との規定になっており、法人の代表者などにも、行為者とともに罰金刑を科すること等が定められています。

以下には個人情報取扱事業者が遵守すべき規定の概略を列挙します。
・ 個人情報を取り扱うに当たって、利用目的をできる限り特定すること。
・ 特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱わないこと。
・ 偽りその他不正な手段によって個人情報を取得しないこと。
・ 個人情報取得時には、本人に速やかに利用目的を通知又は公表すること。本人から直接書面で取得する場合、予め利用目的を明示すること。
・ 利用目的を達すために必要な範囲で、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めること。
・ 個人データの漏洩や滅失を防ぐために、必要かつ適切な安全管理措置を講じること。
・ 安全な個人データ管理のため、社員に必要かつ適切な監督を行うこと。
・ 個人データの取扱いについて委託する場合、委託先に対し必要かつ適切な監督を行うこと。
・ あらかじめ本人の同意を得ず、他の事業者など第三者に個人データを提供しないこと。
ただし、本人の求めに応じて第三者提供を停止することとしており、一定事項をあらかじめ通知している際は、本人の同意を得ずに第三者提供できる。また、委託の場合、合併の場合、一定事項の通知等を行い特定の者と共同利用する場合は第三者提供とはならない。
・ 保有個人データの利用目的、開示等に必要な手続、苦情の申出先などについて本人の知り得る状態に置くこと。
・ 本人からの求めに応じて、保有個人データを開示すること。
・ 保有個人データに誤りのあるときは、本人からの求めに応じて、訂正等を行うこと。
・ 保有個人データを法の義務に違反して取り扱っているときは、本人からの求めに応じて、利用の停止等を行うこと。
・ 本人から苦情等の申し出には、適切かつ迅速な処理に努めること。
・ 本人からの苦情を、適切かつ迅速に処理するため、苦情受付窓口の設置、苦情処理手順の策定等必要な体制を整備すること。
今後は、企業の情報漏洩対策コストが大きくなり、情報取扱い規制の強化で従来のマーケティング手法にまでも変更を迫られる事態が予想されます。
しかし、一旦情報漏洩が起これば、企業が致命傷を負う可能性がある以上、生き残るためにも、顧客や社員のデータ等個人情報の管理者としての緊張感を常に持って、プライバシーポリシー、個人情報保護規程などの整備、また個人情報保護法遵守マニュアルなどを策定し、従業員教育の徹底を図るなど積極的な環境整備を進めるべきでしょう。

弊事務所では、個人情報保護規程を含めた就業規則の『 防衛戦略的 』作成 ・ 改訂をサポートしています。
各種オプション規程を含めたパックプランのご案内は　⇒こちら